"Mellancheferna avgör om flytt till aktivitetsbaserat kontor blir lyckad"

På de aktivitetsbaserade kontoren finns inga fasta platser och meningen är att medarbetarna ska välja arbetsplats efter uppgift. Det är också vanligt med olika zoner i dessa kontor, med en tyst avdelning, sociala ytor och mötesplatser.

Forskarna i Gävle följde 1000 medarbetare när Trafikverket i Gävle och Göteborg gick över till aktivitetsbaserade kontor. Bakgrunden var att Trafikverket upplevde en låg beläggningsgrad på sina kontor efter organisatoriska förändringar som gjort arbetet väldigt rörligt med mycket distansarbete.

- Det rörliga arbetet gjorde att man såg nya möjligheter att stimulera och stötta arbetssätt som också kan öka samverkan mellan medarbetare, säger Eva Bergsten.

Lärdomar från tidigare flyttar

Forskning från fyra tidigare flyttar till aktivitetsbaserade kontor hade visat på ett ganska stort missnöje, med sämre kommunikation och gemenskap och också en upplevelse av minskad produktion.

Som en lärdom av detta tillsattes en arbetsgrupp som skulle förbereda medarbetarna, inte bara inför flytt till ett annat fysiskt kontor, utan inför ett annat sätt att arbeta på.

"Mellancheferna måste med på tåget"

Det handlade om workshops för att kunna ställa frågor och förstå hur det skulle vara att arbeta i ett sådant kontor, informationsträffar där företagsledning och chefer förklarade syfte och mål med att arbeta på det nya sättet, inspirationsföreläsningar och ergonomiföreläsningar.

- Ju fler aktiviteter medarbetarna deltog i desto mer positiva var de och desto mer produktiva kände de sig sedan, säger Eva Bergsten.

Forskarna i Gävle kunde se att ett ledarskap med en engagerad och kreativ chef, som tror på det här sättet att jobba, också fick medarbetarna att vara mer positiva sedan.

- Det är jätteviktigt att först lägga ner ett ordentligt arbete för att få med sig mellancheferna, då de sedan i stor utsträckning avgör om medarbetarna blir med på tåget eller inte.

Kommer behövas incitament för att komma in till kontoret

Erfarenheterna från pandemin menar Eva Bergsten har fått många organisationer att se att det fungerar att arbeta på distans. Och aktivitetsbaserade kontor kan då bli ett sätt att öka interaktion och samarbeten.

- Men nu kan vi behöva incitament för att åka till jobbet och då måste man också börja fundera på hur man skapar attraktiva miljöer för att faktiskt få in folk till kontoren, säger Eva Bergsten.

Text: Douglas Öhrbom